Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies klikając przycisk Ustawienia. Aby dowiedzieć się więcej zachęcamy do zapoznania się z Polityką Cookies oraz Polityką Prywatności.
Do zadań Kancelarii Burmistrza należy w szczególności:
prowadzenie i obsługa Sekretariatu Burmistrza, poprzez prowadzenie czynności kancelaryjno-technicznych oraz zarządzanie czasem Burmistrza i Zastępcy – prowadzenie kalendarza,
organizowanie narad, zebrań, posiedzeń i spotkań prowadzonych przez Kierownictwo Urzędu oraz ich obsługa techniczno-biurowa, w tym sporządzanie protokołów, notatek,
organizowanie wizyt i delegacji służbowych Burmistrza i Zastępcy,
zapewnianie reprezentacji Burmistrza, Zastępcy, Sekretarza, Skarbnika lub innej wyznaczonej osoby na wydarzeniach o charakterze kulturalnym, sportowym i społecznym o zasięgu lokalnym, regionalnym i ogólnopolskim,
redagowanie odpowiedzi na oficjalne listy oraz zaproszenia nadsyłane do Burmistrza,
przyjmowanie interesantów, w szczególności w zakresie skarg i wniosków, pracowników Urzędu, gości i przedstawicieli mediów oraz udzielanie im informacji,
przyjmowanie i łączenie telefonów do Burmistrza i Zastępcy,
przekierowywanie telefonów z centrali do komórek organizacyjnych oraz innych podmiotów mających siedzibę w budynku Urzędu,
opracowywanie informacji z pracy Burmistrza dla potrzeb Rady lub innych podmiotów,
współorganizacja spotkań Burmistrza z mieszkańcami,
realizacja zadań w zakresie obsługi interesantów Urzędu – obsługa kancelaryjna Urzędu oraz realizacja zadań związanych ze sprawnym obiegiem dokumentów i informacji między Kancelarią Burmistrza a komórkami organizacyjnymi i interesantami zewnętrznymi, w tym w szczególności: a) przyjmowanie, kwalifikowanie korespondencji wpływającej do Urzędu, w tym składanej bezpośrednio przez interesantów, wstępne sprawdzanie jej kompletności oraz jej rejestracja, również w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) wspomagającym obieg dokumentów, b) przekazywanie po dekretacji korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych lub gminnych jednostek organizacyjnych, c) przekazywanie zgodnie z właściwością korespondencji wysłanej do Urzędu jako do niewłaściwej jednostki, d) wysyłanie korespondencji i przesyłek Urzędu, e) obsługa poczty elektronicznej: z głównego adresu Urzędu oraz z indywidualnych skrzynek – rejestracja i przekazywanie do właściwych komórek organizacyjnych, f) udzielanie informacji o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania spraw w Urzędzie, kierowanie interesantów do właściwych komórek organizacyjnych i merytorycznych pracowników, g) udzielanie informacji o strukturze Urzędu i organów Gminy, gminnych jednostkach organizacyjnych i jednostkach pomocniczych, h) wydawanie interesantom druków i formularzy niezbędnych do załatwienia spraw, i) rozpowszechnianie materiałów promocyjnych, reklamowych i wydawnictw,
realizacja czynności wynikających z umowy oświadczenie usług pocztowych,
tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku przyjaznego Urzędu,
dbałość o funkcjonalność, porządek i estetykę Sekretariatu Burmistrza, gabinetów Burmistrza i Zastępcy oraz Biura Obsługi Interesantów,
skreślony
wykonywanie innych prac i czynności związanych z realizacja zadań Kancelarii Burmistrza zleconych przez Kierownictwo Urzędu.