biuletyn informacji publicznej
Data wpływu wniosku 30-03-2025
Treść zapytania
Szanowni Państwo,
Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r. (Dz. U. Nr 112, poz. 1198) zwracam się z prośbą o udostępnienie informacji w następującym zakresie:
Pytanie 1
Czy aktualnie uznawany jest przez Państwa urząd interes prawny w postaci art. 23 Kodeksu Cywilnego (kult pamięci osoby zmarłej) jako uprawniający do otrzymania kopii zawartości koperty dowodowej tak jak w wielu innych urzędach w Polsce?
Pytanie 2
Czy Państwa urząd dopuszcza udostępnienie zawartości koperty dowodowej bez wykazywania interesu prawnego i bezpłatnie na podstawie wniosku o udostępnienie dokumentów z archiwum zakładowego dla osób trzecich spoza podmiotu w myśl art. 16a, art 35 ust 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 roku oraz art. 31 ust 1,3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych? [Wiele urzędów udostępnia w ten sposób koperty dowodowe - jest to całkowicie legalne i społecznie oczekiwane]
Pytanie 3
Czy Państwa urząd przekazywał w okresie od 1 maja 2023 roku do dnia Państwa odpowiedzi na niniejszy wniosek koperty dowodowe do Archiwum Państwowego? Jeśli tak to jaki zakres lat zgonów osób zmarłych i ile jednostek archiwalnych zgodnie ze spisem zdawczo - odbiorczym i do którego archiwum państwowego?
Pytanie 4
Czy Państwa urząd jest aktualnie lub był w okresie od 1 maja 2023 roku do dnia Państwa odpowiedzi na niniejszy wniosek w trakcie archiwizacji kopert dowodowych przez podmiot zewnętrzny lub we własnym zakresie? Jeśli tak - jaki zakres lat zgonów osób zmarłych obejmuje archiwizacja oraz ile jednostek archiwalnych?
Pytanie 5
Jeśli archiwizacja zgodnie z pytaniem numer 4 wykonwywana jest przez podmiot zewnętrzny - proszę o przesłanie umowy dotyczącej archiwizacji z podmiotem zewnętrznym w postaci cyfrowych skanów
Pytanie 6
Czy zostały podjęte decyzje odnośnie przekazania dotychczas zarchiwizowanych kopert dowodowych do Archiwum Państwowego? Jeśli tak - jakie lata zgonów obejmują dokumenty mające być przekazane, jaka ilość jednostek archiwalnych i kiedy jest planowane przekazanie?
Pytanie 7
Czy w Państwa urzędzie istnieje niezewidencjonowany zasób kopert dowodowych, którego zawartość lat zgonów trudno określić? (np. w workach przekazanych przez Milicję Obywatelską, do których nikt nigdy nie zaglądał lub w innej formie)
Pytanie 8
Kiedy ostatnio miał Państwa urząd kontrolę Państwa archiwum zakładowego przeprowadzoną przez nadzór miejscowego Archiwum Państwowego zakończoną stosownym protokołem kontroli? (proszę o podanie dokładnej daty i nazwy archiwum wraz z ewentualnym oddziałem)
Pytanie 9
Czy koperty dowodowe osób zmarłych dla których minął okres 10 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zgonu posiadacza dowodu osobistego, które nie powinny być już przechowywane w urzędzie zgodnie z art. 61 pkt 1 ustawy o dowodach osobistych są udostępniane w Państwa Urzędzie na zasadach uregulowanych ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (czyli bezpłatnie)?
Uzasadnienie pytania:
Dokumentacja związana z dowodami osobistymi przechowywana jest przez organ w ciągu 10 lat od śmierci licząc od nowego roku kalendarzowego zgodnie z art. 61 pkt 1 ustawy o dowodach. Po tym czasie dokumentacja podlega brakowaniu w myśl art. 62 pkt 2 ustawy o dowodach – a więc nadzór faktyczny sprawuje dyrektor właściwego terenowo archiwum państwowego – nie Wojewoda. To dyrektor właściwego archiwum państwowego decyduje o dalszych kolejach dokumentacji nie Wojewoda i to dyrektor archiwum państwowego decyduje, czy ma nastąpić przekazanie przed upływem 25 lat do archiwum państwowego w myśl art. 5 pkt 1 ust.1, czy urząd ma przechowywać dokumentację w archiwum zakładowym do czasu przekazania (lub wybrakować – jeśli dokumentacja miałaby kat. archiwalną B10). Nadmienić należy, że o ile czynności związane z wydawaniem dowodów osobistych są zadaniami zleconymi przez Wojewodę o tyle przechowywanie dokumentacji po upływie 10 lat jest zadaniem stricte zleconym przez dyrektora archiwum państwowego. Świadczy o tym też fakt, że kontrole archiwum zakładowego są wykonywane przez nadzór archiwum państwowego a nie przez wojewodę - stąd pytanie jest zasadne i ogrom urzędów udostępnia po 10 latach koperty dowodowe za darmo. Podobną opinię prawnika twierdzącego, że jest to dopuszczalne znajdziecie Państwo na Lexie.
Odpowiedź proszę przysłać na skrzynkę Epuap z której wysłano wniosek
Zgodnie z art. 61 Konstytucji RP obywatel ma prawo do informacji o działalności organów władzy publicznej. Zakres przedmiotowy tego konstytucyjnego prawa został doprecyzowany w art. 6 Ustawy o dostępie do informacji publicznej (u.d.i.p.), który zawiera otwarty katalog przykładowych, podlegających udostępnieniu informacji. Wśród nich ustawodawca wskazał m.in. na informacje o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. f u.d.i.p.), sposobach przyjmowania i załatwiania spraw (art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. d u.d.i.p.), wglądu do dokumentów urzędowych (art. 3.1 pkt 2). Wniosek o informację publiczną nie wymaga podpisu - w tym podpisu elektronicznego ze strony wnioskodawcy.
Data odpowiedzi 14-04-2025
Treść odpowiedzi
W odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej z dnia 30 marca 2025 roku, poniżej przekazuję wnioskowane informacje:
